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Organizando um Evento de RPG - por @gustavobrauner

Folheando edições das revistas DragonSlayer e da antiga Dragão Brasil , chama a atenção a quantidade de notas, anúncios e pedidos de ...



Folheando edições das revistas DragonSlayer e da antiga Dragão Brasil, chama a atenção a quantidade de notas, anúncios e pedidos de divulgação de eventos de RPG Brasil afora. Hoje em dia, nem tanto — será que são poucos eventos, ou será que os organizadores é que andam tímidos demais?

Aproveitando a época das férias, aqui vão algumas dicas de como organizar seu próprio evento de RPG!
Eventos de Peso!
O mais tradicional encontro de RPG brasileiro era o Encontro Internacional de RPG, em São Paulo, organizado pela Devir Livraria. Teve dezesseis edições até ser cancelado, em 2009.

Durante muito tempo, o EIRPG foi o principal encontro dos fãs brasileiros do hobby, reunindo autores, editoras, lojas, milhares de mestres e jogadores vindos de todo o país, fãs vestidos como seus personagens e, é claro, o bem-vindo convidado internacional — sempre um nome de peso no cenário RPGista mundial: Steve Jackson (criador de GURPS), Mark Rein•Hagen (criador do antigo Mundo das Trevas), Margaret Weis (co-criadora de Dragonlance), Dave Arneson (co-criador de D&D), Monte Cook (D&D 3.0)… Isso só para ficar com alguns dos mais famosos!

O EIRPG traz boas lembranças, pois era o momento de encontrar e reencontrar velhas amizades — a maioria, gente com quem se mantinha contato na internet, mas que se via cara a cara apenas de vez em quando (mas sempre no Internacional!). O encontro era tão bem-sucedido que chegou a ter edições paralelas (mas não na mesma data) também em Curitiba. Infelizmente, o EIRPG foi perdendo forças, até ser finalmente cancelado em 2009.

Outros encontros de RPG bastante famosos em sua época foram a USPCON (primeira convenção de RPG do Brasil, organizada por Marcelo Del Debbio, autor dos RPGs Arkanun e Trevas e um dos donos da Daemon Editora), Sampa RPG, RPG Rio e o Tchê RPG, entre outros.

Atualmente, os dois maiores encontros brasileiros de RPG são a RPGCon (que teve sua quarta edição confirmada para 2012, com data provisória de 12, 13 e 14 de outubro, de novo em São Paulo) e a World RPG Fest (dias 21 e 22 de julho, mais uma vez em Curitiba).

Certo, mas e como eu faço o meu encontro de RPG?

Encontro de RPG: Introdução

O primeiro passo para criar seu próprio encontro de RPG é ter os pés no chão. O segundo é se perguntar por que você quer organizar um evento de RPG.

Pode parecer bobagem, mas a maioria dos interessados não tem uma visão clara do que quer com um evento, ou se nega a admitir a verdade — buscando reconhecimento pessoal, ao invés de promover um evento divertido e animado para outros fãs do hobby.

Pois um encontro de RPG é isso mesmo: um evento para os outros, não para si. Apesar de todo o trabalho, e de realmente merecer reconhecimento, o público deve ser a primeira preocupação de qualquer organizador de eventos, não seu próprio ego. Como um bom mestre de RPG, o organizador de uma convenção precisa estar disposto a deixar os outros brilharem (os jogadores na mesa de jogo, o público no evento). Se você não está disposto a isso, é melhor nem começar.

Ainda está aqui? Então vamos adiante.

Mas quem é o público? Seu evento será voltado para pessoas que já conhecem RPG, para aqueles que já ouviram falar, mas que ainda não conhecem o hobby, ou para profissionais (como psicólogos, educadores, etc.)? Por enquanto, vamos descartar os profissionais, e pensar em mestres, jogadores e curiosos.
Atrações de um Evento de RPG
Quem vai a um evento de RPG normalmente espera pelo menos uma coisa: jogar RPG! Pode parecer óbvio, mas vale mencionar, para que ninguém esqueça. Reserve um espaço com mesas e cadeiras onde o pessoal possa se reunir e jogar.

A maioria dos eventos grandes também conta com palestras (sobre RPG e afins, como literatura, filmes, animes, etc.), barraquinhas (vendendo, dando ou divulgando livros, dados, fanzines, ilustrações, comida…), live action e, é claro, áreas onde o pessoal possa se conhecer, bater papo e trocar ideias.

Hoje em dia, é muito comum que eventos de RPG também tenham um espaço reservado a jogos de estratégia e tabuleiro (nacionais, importados, novos, antigos ou pouco conhecidos). É importante salientar que cardgames são outro grande atrativo de eventos de RPG, e no Brasil sempre andaram de mãos dadas com os jogos de interpretação.

Alguns eventos são temáticos. Ou seja, são voltados para uma atração em particular. Por exemplo, encontros de jogadores de Tormenta RPG ou de 3D&T Alpha. Antigamente, reuniões exclusivas de participantes de live actions eram bem comuns.

Não se preocupe em oferecer todas as opções acima no seu evento. Concentre-se em uma ou duas delas, e faça seu melhor. Nas primeiras edições é mais importante que as atrações do seu evento sejam bem feitas, não que sejam muitas. Qualidade é imbatível, e atrai cada vez mais interessados.
Tamanho Importa?
Quando a gente pensa em eventos de RPG, logo imagina um galpão enorme, com dezenas de atrações, centenas de mesas, milhares de participantes… Mas isso não precisa ser assim. Na verdade, o seu evento não precisa ser nem parecido com isso!

Se você mora na capital do estado, é plausível esperar algumas centenas de participantes. Mas se você mora no interior, pense bem: quantos jogadores de RPG existem na cidade?

Então, faça seu evento compatível com o que você pode esperar de público. Duas ou três mesas de jogo, uma área aberta para o pessoal conversar, talvez um espaço para palestras (algumas cadeiras já está bom), uma barraquinha de cachorro-quente… E só.

Não adianta planejar um evento monstruoso, se o público vai ser pequeno. E, se esta é a primeira edição do seu encontro, como saber quantos participantes vão aparecer?

Mais uma vez, concentre-se em um evento de poucas atrações e para poucos participantes, mas em que tudo é bem feito e organizado.
Organização
No geral, é melhor dividir tarefas. Mas se o seu evento vai ser pequeno, talvez seja melhor concentrar todas as responsabilidades nas suas próprias mãos.

Um, dois ou três outros organizadores podem ser o suficiente para um evento com dezenas de pessoas, mas você talvez precise de mais alguns ajudantes se o evento for para centenas de interessados.

Se você é menor de idade, fale com seus pais ou responsáveis. Dependendo de como vai ser seu evento, você pode — e provavelmente vai — precisar de um maior de idade.

Organizar eventos também pode gerar problemas; se você delegar tarefas para alguém que não tem responsabilidade para cumpri-las, a coisa pode complicar. Não peça a ninguém que você não confia 100% a responsabilidade de qualquer coisa! Quando em dúvida, faça você mesmo.
Local
Seu evento precisa de um local compatível com o público esperado. Se você planeja reunir apenas os fãs de um RPG específico (como Tormenta RPG), o local não precisa ser muito grande; mas se você espera a presença de quase todos os RPGistas da cidade, certamente vai precisar de um lugar maior.

Se você espera um público pequeno, a garagem de casa ou o salão de festas do prédio pode ser o suficiente. Se trata-se da primeira edição do seu evento, ou se você não espera muita gente, isso pode mesmo ser o suficiente.



Mas se você acha que pode pintar mais gente no evento, então procure um lugar maior. Vá até a Secretaria de Cultura da sua cidade e requisite um local — existem lugares gratuitos onde você pode sediar seu evento (que nesse caso também deve ser gratuito — lembre-se disso).

Se a prefeitura não liberar um local, fale com a direção da sua escola, com os responsáveis pelo Senai, Senac, escola técnica ou outro lugar que conte com um auditório, salas de aula ou, quem sabe, até o ginásio da cidade. É melhor um lugar coberto, em caso de chuva.

Tenha em mãos um documento em que você explica por que requisita o local, que tipo de evento pretende oferecer e qual o público esperado. Adicione o nome de ajudantes e organizadores, e do responsável (seu ou do evento).

E, lembre-se: seja tão explícito quanto possível.
Divulgação
Internet, comunidades no Orkut e Facebook, o fórum da Jambô, um e-mail para a DragonSlayer (para as Notícias do Bardo), pôsteres na escola, aviso na banca de jornal, pôster na livraria… Vale tudo. O boca a boca ainda é a melhor e mais barata opção, mas não subestime o poder do marketing!

Se você sabe de outros grupos de RPG na cidade, é hora de entrar em contato.
E como eu sei o resultado do evento?
O número de participantes estava na média do esperado? Havia atividades para todo mundo? As pessoas se divertiram?

Se a resposta foi sim para estas três perguntas, então parabéns — seu evento foi um sucesso!

Se foi não, então você precisa verificar o que não saiu conforme o esperado. Será que faltaram atividades? Você pecou na divulgação? A organização deixou a desejar? Ou suas expectativas estavam simplesmente altas demais? Acredite: a expectativa pode ser mesmo seu pior inimigo.

Por isso, aqui vamos repetir: mantenha os pés no chão! Não espere mais do que o seu evento pode dar — se a cidade tem menos de 20 RPGistas, não espere 100 participantes. Se havia 30 pessoas, mas ninguém quis jogar RPG e se divertiu assim mesmo, tudo bem.

Lembre-se: o importante é que os participantes se divirtam e passem momentos legais juntos — mesmo que seu evento não tenha milhares de pessoas!

Encontro de RPG — Um Exemplo

Abaixo segue um exemplo de encontro de RPG. Ele já foi testado — e aprovado! — para uma cidade com menos de 45.000 pessoas e municípios vizinhos.

Organização: uma pessoa só, o responsável único pelo evento.
Tamanho/público: entre 10 e 30 participantes.
Local: Casa de Cultura da cidade — conta com mesas e cadeiras, palco (para a palestra), banheiros (feminino e masculino). Local cedido pela Secretaria de Cultura do município, requisitado em reunião um mês antes do evento.
Entrada: gratuita.
Atrações: palestra — O que é RPG? (para pais, familiares e curiosos — não mais de 1 hora); mesas de RPG (duas ou três, combinadas com mestres da cidade com antecedência — manhã inteira, tarde inteira, ou todos os turnos do evento, mas depois da palestra); mesas de cardgame (Magic: The Gathering e Yu-Gi-Oh); bate-papo — mestres e jogadores da cidade.
Quando: sábado ou domingo, manhã e tarde (normalmente das 9h às 11h30 e das 14h às 17h30). Atenção: não marque seu evento para dias de finais, semifinais e jogos importantes de futebol, vôlei, Copa do Mundo… O próprio EIRPG da Devir sofreu bastante com isso!
Divulgação: comunidade dos jogadores de RPG da cidade (e de municípios vizinhos) no Orkut e Facebook. Pôsteres e cartazes em escolas e livrarias (não esqueça de pedir ao responsável pelo local; nada de sair colando cartazes sem permissão por aí). Boca a boca e troca de e-mails com conhecidos locais. Mensagem no fórum da Jambô.

É isso aí. Agora faça os ajustes necessários no projeto e reúna a galera pra bater papo e jogar RPG!



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